Procedura de evidența combustibilului presupune 3 etape:

1. Procurare (Intrare stoc)
2. Transfer intre depozite (Mișcare stoc)
3. Lichidare (Lichidare stoc)

1. Procurare combustibil

     Introducerea procurărilor de combustibil se efectuează prin intermediul documentului Factura de cumparare, care se accesează din meniul Documente de cumparare/Factura de cumparare. La alegerea acestui punct din meniu programul va deschide urmatoarea fereastra:

     Deschiderea unui document nou se efectuează automat la accesarea punctului de meniu Documente de cumparare/Factura de cumparare sau apasind butonul Nou din partea de sus a ecranului, în cazul în care există deja un document deschis.

     Deschiderea unui document temporar existent se efectuează apasând butonul Lista din partea de sus a  ecranului. Se va vizualiza fereastra de selectie a documentelor. Punind cursorul pe documentul dorit si apasind butonul Selectie document se va selecta orice document din lista.

     Deschiderea unui document validat existent se efectueaza apasind butonul Validate din partea de sus a  ecranului. Se va vizualiza fereastra de selecție a documentelor emise.

     In cazul în care se cunosc anumite date din factura căutată, se vor completa datele cunoscute în cimpurile: Nr. Tranzactie de la nr. tranzactiei cunoscute până la nr. tranzactiei cunoscute și/sau

• Nr Document de la nr. documentului cunoscut până la nr. documentului cunoscut și/sau
• Cheie cont de la cheia de cont cunoscută a furnizorului la cheia de cont cunoscută a furnizorului și/sau
• Data de la data documentului până la data documentului etc, apoi se tastează Continuare.

   In cazul în care nu se cunosc date din factura căutată, se apasă butonul Continuare. Astfel programul va selecta toate documentele emise.

 Cu ajutorul butoanelor de rulare

se va putea găsi documentul căutat, listând intreaga lista de documente emise.

     Completarea cimpurilor

     Pentru introducere a datelor se vor respecta următorii pași:

a) Se alege un document Nou sau se continuă introducerea în unul deja existent, alegându-l din lista de Temporare. Pentru cel nou se introduce cheia contului, sau o puteți alege căutând cu tasta F7;

b) După introducerea Cheie Cont și apasare tastei Enter sau Tab vor fi activate cele alte câmpuri pentru introducerea datelor.

c) Deplasarea prin câmpuri se efectuiază cu tasta Enter sau In fila Detalii trebuei de completat câmpurile data, numărul de document dorit, agentul și depozitul; Inițial aceste câmpuri sunt completate cu valori implicite.

d) Completați pe rând liniile de articole astfel:

• Cheia articolului - se completează cheia articolului care se procură. Se introduce manual sau se caută cu tasta F7.

     Dacă cheia articolului este cunoscută de către utilizator, ea se completează în câmpul dat. La apasarea tastei TAB se va vizualiza denumirea articolului.

     Dacă cheia articolului nu se cunoaște, se apelează la regimul de căutare (F7) și se alege din lista articolul căutat.

     Dacă articolul căutat nu există în lista, atunci este necesar de a-l crea (vezi procedura de codificare a articolelor).

e) Cantitate – se introduce cantitatea procurată a articolului respectiv.

In fereastra de căutare puteți introduce și cantitățile, fiind avertizați dacă stocul este insuficient.

     Puteți completa câmpul Cantitate și direct în linia articolului, cu aceeași atenționare. Stocurile curente la articole pot fi vizualizate cu butonul Stoc/Depozit sau butonul Opr.Supl./Stocuri de depozit.

    Va fi afișat un tabel cu Cod articolului, Depozit, Stoc și Totalul pe articol selectat;

Atentie! Stocurile pe depozite diferite se vor introduce în documente diferite, adică într-un document se vor introduce mișcări de stocuri pe un singur depozit.

• Pret – se introduce prețul unitar al articolului fără TVA.

    La apasarea tastei TAB, programul va calcula automat suma cu TVA, suma fără TVA, suma TVA.

f) Se pot efectua modificări, atât în fila Detalii, cât și în Detalii articol și Detalii document;

 In fila “Detalii document”se completează:

• Seria, Nr. Factura – seria și numărul facturii de cumpărare (se completează în mod obligatoriu).
• Document 2 – nr. contractului
• Cheie transportator – cheia transportatorului care a efectuat transportarea mărfii.
• Formatul de tiparire – in mod implicit apare tipul Factura Fiscala Orizontala

g) După ce se verifică dacă datele introduse sunt corecte, se emite Factura de Cumpărare, folosind butonul “Emitere” din fila Detalii.

 Factura de cumparare afectează stocul și transferă datele în contabilitatea în nota contabilă.

2. Transfer combustibil și piese de schimb intre depozite

    Transferul combustibilului de la depozitul central la depozitul-mașina se va efectua cu ajutorul documentului Transfer intre depozite intrare, care se accesează în meniul Documente<Miscari stocuri<Transfer intre Depozite. La alegerea acestui punct de meniu se va deschide următoarea fereastră:

     Completarea cimpurilor

     Pentru a introduce documentul Transfer intre depozite intrare este necesar de a completa următoarele câmpuri:

In fila “Document”:

1. Cheie cont – se va completa cu cheia contului de combustibil sau se va apăsa butonul Fara cont, apoi se va apasa tasta TAB.

2. De la depozitul – numărul depozitului central din care se vor transfera piesele de schimb.

    3. La – numărul depozitului-mașina unde se va transfera combustibilul.

Atentie! Transferurile de la/la depozite diferite se vor introduce în documente diferite, adică într-un document se vor introduce miscări de stocuri de la un singur depozit la un singur depozit.

   4. Cheie articol – se completează cheia de articol a combustibilului care se procură.

4.1. Dacă cheia articolului este cunoscută de către utilizator, ea se completează în câmpul dat. La apăsarea tastei TAB se va vizualiza denumirea articolului.

4.2. Dacă cheia articolului nu se cunoaste, se apelează la regimul de căutare (F7) și se alege din lista articolul căutat.

4.3. Dacă articolul căutat nu există în lista, atunci este necesar de a-l crea

5. Cantitate – se introduce cantitatea articolului care se transferă.

Atentie! Dacă documentul Transfer intre depozite intrare este temporar, atunci în rapoarte va fi vizualizată doar intrarea de stoc la depozitul unde s-a transferat cantitatea de articol. Pentru a vizualiza și ieșirea stocului de articol de la depozitul de la care s-a transferat, este necesar de a emite documentul respectiv.

Pentru emiterea documentului în compartimentul Detalii document se va mai complete.

6. Format tiparire – se selecteaza Transfer intre depozite.

Toate mișcările pot vi verificate folosind  documentul Fișa de magazie:

3. Lichidare combustibil

     Înainte de lichidare este necesară verificarea stocurilor. Aceasta procedura poate fi realizată prin opțiunea Rapoarte /Stocuri/Stocuri pe Articole

3.1. Lichidarea cantitativă a combustibilului se efectuează prin intermediul documentului Aviz de expediție agent, care se acceseza in meniul Documente<Documente de vinzare<Aviz de expeditie agent. La accesarea acestui punct de meniu programul va deschide următoarea fereastră:

     Completarea câmpurilor

Pentru a introduce documentul Aviz de expeditie agent este necesar de a completa următoarele câmpuri:

In fila “Document”:

1. Cheie cont – se va completa cu cheia contului de cheltuieli la care se lichidează combustibil, apoi se va apăsa tasta TAB.
2. Data doc – se va introduce data (în format dd/mm/yyyy) efectuării mișcării, TAB.
3. Depozit – numarul depozitului-mașina de la care se lichidează combustibil.

Atentie! Stocurile pe depozite diferite se vor introduce în documente diferite, adică într-un document se vor introduce mișcări de stocuri pe un singur depozit.

    4. Cheie articol – se completează cheia de articol a combustibil care se lichidează.

    5. Cantitate – se completează cu cantitatea combustibilului care se lichidează.

        Pentru emiterea documentului în compartimentul Detalii document se va mai completa

6. Formatul de tiparire – se selectează Aviz de expoziție

3.2. Lichidare sumară combusibil

     Pentru a afla suma lichidărilor se va emite raportul Calcul Costuri Stoc, meniul Rapoarte< Stocuri<Rapoarte periodice<Calcul costuri stoc și trei variante de calcul - Fifo Mediu Permanent, Mediu Intermitent, LIFO.

Atentie! Raportul Calcul Costuri Stoc ia în calcul doar datele din documentele validate. De aceea înaite de a emite raportul se vor valida toate documentele cu mișcări pe articolele respective.

     La accesarea acestui punct de meniu la ecran se va vizualiza fereastra de selecție a condițiilor raportului cu 4 file – Selectie Articole, Data, Optiuni Raport, Optiuni Tiparire.

Exemplu selecții condiții raport

Titlu raport: denumirea raportului

Cod sintetic de la: codul sintetic necesar la: codul sintetic necesar sau

Cheie de la: cheia necesară la cheia necesară

Dacă este necesar se va bifa Selectie depozite și se va specifica

Depozit de la: depozitul necesar la: depozitul necesar

Data de la: data inițială necesară la: data finală necesară

In compartimentul Metoda de calcul (Medie/Fifo) se va bifa metoda folosită:

       Pentru a forma și înregistra tranzacțiile contabile, este necesar să activați opțiunea Inregistrare contabilitate și să specificați nota contabila în care va fi înregistrată tranzacția contabilă.

          Ca Nota contabila, puteți utiliza una dintre cele existente (selectat din lista de note contabile deschise) sau puteți crea una noua, selectând opțiunea Nota  noua.

     După indicarea condițiilor de selecție se acceseză butonul Emitere. Astfel programul va vizualiza primul raport care va afișa situația stocurilor la începutul și sfârșitul perioadei.

     La accesarea butonului INAINTE se va vizualiza al doilea raport “Balanta de gestiune cantitativ sumara”:

În continuare, în această fereastră, trebuie să selectați opțiunea din meniul Opțiuni/Tranzactii Descarcare de gestiune:

Va fi creat un raport Raport Tranzactii Descarcare de Gestiune. Pаsul final este selectarea opțiunii din meniul curent Operatii/Emitere Tranzactii.

După aceasta, puteți verifica înregistrarea tranzacției în Nota contabila specificata.