Documentul Factura de cumpărare face parte din categoria documentelor care influiențează atât gestiunea stocurilor, inregistrând mișcare cantitativ-sumară cât și contabilitatea, inregistrând tranzacție.
Factura de cumpărare reprezintă document cu numerotare liberă.

INTRODUCERE FACTURA DE CUMPARARE

     Facturile de cumparare se introduc in documentul Factura de cumparare. Deschiderea acestui document se efectueaza din meniul Documente /Documente de cumparare/Factura de cumparare.

     La alegerea acestui punct de meniu, programul va deschide fereastra documentului Factura de cumparare unde se vor introduce facturile de cumparare:

     Deschiderea unui document nou se efectueaza automat la accesarea punctului de meniu Documente / Documente de cumparare  /Factura de cumparare sau apasând butonul Nou din partea de sus a ecranului, în cazul în care există deja un document deschis.
       Deschiderea unui document temporar existent se efectuează apasând butonul Temporare din partea de sus a ecranului. Se va vizualiza fereastra de selecție a documentelor.

     Punând cursorul pe Nr.Id al documentul dorit și apasând de două ori pe el se va selecta orice document din lista.
     Pentru a afișa lista documentelor temporare poate fi folosit butonul Liste.
     Deschiderea unui document validat existent se efectuează apasând butonul Validate din partea de sus a ferestrei Factura de cuvpărare. Se va vizualiza fereastra de selectie a documentelor emise.

     In cazul în care se cunosc anumite date din factura căutată, se vor completa datele cunoscute în cîmpurile:

• Tranzactie de la nr. tranzacției cunoscute la nr. tranzacției cunoscute și/sau
• Document de la documentului cunoscut la nr. documentului cunoscut și/sau
• Cheie cont de la cheia de cont cunoscută a furnizorului la cheia de cont cunoscută a furnizorului și/sau
• Data de la data documentului la data documentului etc, apoi se tastează OK.

    In cazul în care nu se cunosc date din factura căutată, se apasă butonul Continuare. Astfel programul va selecta toate documentele emise. Cu ajutorul butoanelor de rulare,

se va putea găsi documentul căutat, listând intreaga lista de documente emise.

Completarea Facturii de Cumpărare

    Pentru introducere a datelor se vor respecta următorii pași:

a) Se alege un document Nou sau se continuă introducerea în unul deja existent, alegându-l din lista de Temporare. Pentru cel nou se introduce cheia contului, sau o puteți alege căutând cu tasta F7;

b) După introducerea Cheie Cont și apasare tastei Enter sau Tab vor fi activate cele alte câmpuri pentru introducerea datelor.

c) Deplasarea prin câmpuri se efectuiază cu tasta Enter sau In fila Detalii trebuei de completat câmpurile data, numărul de document dorit, agentul și depozitul; Inițial aceste câmpuri sunt completate cu valori implicite.

d) Completați pe rând liniile de articole astfel:

     Cheia articolului - se completează cheia articolului care se procură. Se introduce manual sau se caută cu tasta F7.
     Dacă cheia articolului este cunoscută de către utilizator, ea se completează în câmpul dat. La apasarea tastei TAB se va vizualiza denumirea articolului.

     Dacă cheia articolului nu se cunoaște, se apelează la regimul de căutare (F7) și se alege din lista articolul căutat.

     Dacă articolul căutat nu există în lista, atunci este necesar de a-l crea (vezi procedura de codificare a articolelor).

Cantitate – se introduce cantitatea procurată a articolului respectiv.
     In fereastra de căutare puteți introduce și cantitățile, fiind avertizați dacă stocul este insuficient.

     Puteți completa câmpul Cantitate și direct în linia articolului, cu aceeași atenționare. Stocurile curente la articole pot fi vizualizate cu butonul Stoc/Depozit sau butonul Opr.Supl./Stocuri de depozit.

Va fi afișat un tabel cu Cod articolului, Depozit, Stoc și Totalul pe articol selectat;

Atentie! Stocurile pe depozite diferite se vor introduce în documente diferite, adică într-un document      se vor introduce mișcări de stocuri pe un singur depozit.

 Pret – se introduce prețul unitar al articolului fără TVA.
     

La apasarea tastei TAB, programul va calcula automat suma cu TVA, suma fără TVA, suma TVA.

e) Se pot efectua modificări, atât în fila Detalii, cât și în Detalii articol și Detalii document;

     In fila “Detalii document”se completează:

• Seria, Nr. Factura – seria și numărul facturii de cumpărare (se completează în mod obligatoriu).
• Document 2 – nr. contractului
• Cheie transportator – cheia transportatorului care a efectuat transportarea mărfii.
• Formatul de tiparire – in mod implicit apare tipul Factura Fiscala Orizontala

f) După ce se verifică dacă datele introduse sunt corecte, se emite Factura de Cumpărare, folosind    butonul “Emitere” din fila Detalii.

     Factura de cumparare afectează stocul și transferă datele în contabilitatea în nota contabilă.

Exemplu de completare a documentului Factura de cumparare.

VERIFICARE FACTURI INTRODUSE

     Facturile de cumpărare introduse se verifică în ambele compartimente ale sistemului (Contabilitate, Gestiune Stocurilor)
     In compartimentul “Gestiune stocuri” se vor verifica mișcările cantitativ-sumare efectuate conform facturii introduse cu ajutorul raportului Fișa de magazie.
    Pentru a emite raportul dat se va accesa opțiunea meniului Rapoarte / Stocuri / Fise / Fisa Magazie.

      La accesarea acestui punct de meniu se va vizualiza fereastra de selecție a raportului

, unde se vor completa următoarele câmpuri:

• Sintetic de la: codul sintetic necesar la: codul sintetic necesar

sau

• Cheie de la: cheia articolului necesar la cheia articolului necesar
• Depozit de la: depozitul necesar la: depozitul necesar

• Data de la: data facturii la: data facturii

Se apasă butonul Emitere.

     Programul va vizualiza urmatorul raport. Raportul afiseaza toate miscarile articolului selectat, pe o perioada

     In compartimentul “Contabilitate” se vor verifica tranzacțiile efectuate conform facturii introduse cu ajutorul raportului Fisa Cont și Jurnal de Cumpărare.
   Pentru a emite raportul Jurnal de Cumpărare se va accesa opțiunea meniului Rapoarte / Contabilitate / Rapoarte Periodice / Jurnal de vanzare/cumparare

    La accesarea acestui punct de meniu se va vizualiza fereastra de selecție a raportului

     Trebuie de setat  perioada pentru afișare. După apasarea butonului Emitere va aparea următorul raport:

CORECTAREA, ANULAREA FACTURILOR DE CUMPARARE INTRODUSE

   Corectarea, stergerea facturii de cumparare temporare

     Pentru a corecta orice câmp intr-un document temporar, se va deschide documentul, apoi se vor efectua modificările dorite direct în câmpurile respective.
     Pentru a sterge un document temporar se va folosi în fereastra de selecție a documentelor temporare butonul Sterg.: se va pune cursorul pe documentul care se doreste a fi șters și se va apasa butonul Sterg.;

Corectarea/stergerea facturilor de cumparare emise (validate)

     Intr-un document emis nu se pot efectua corectari!  

      Ștergerea datelor dintr-un document emis se efectuează prin anularea documentului respectiv.

1. în cazul în care se doreste anularea completă a unui document de care nu mai este nevoie, se accesează fila Paginare în fereastra Factura de |Cumparare, se găsește documentul necesar .
2. se apasă butonul Supl. și se alege Anulare document.
3. în cazul în care se dorește corectarea/ștergerea doar a unui/mai multe câmpuri/linii din document se procedeaza astfel:

• Se deschide documentul emis, datele căruia trebuiesc modificate.
• Se accesează fila Paginare și se apasă butonul Supl. și din lista apărută se alege Anulare si copiere. Astfel programul va copia toate datele documentului emis intr-un document temporar nou care va fi vizualizat automat la ecran și simultan i-l va anula pe cel emis.
• In documentul respectiv se efectuează modificările dorite.
• După ce s-au efectuat corectările, documentul respectiv se emite.